Die Zeitersparnis ist nicht der einzige Vorteil des Einsatzes digitaler Signaturen für KMU. Durch die Einführung dieser Art der Dokumentenvalidierung ist das Unternehmen auch agiler geworden, hat seine internen Prozesse vereinfacht, seine Umsätze schneller gesteigert und seine Kosten gesenkt. Was sind also die Hauptvorteile von digitalen Signaturen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)?
Agileres Management, eine Quelle des Wachstums
Als Geschäftsführer eines kleinen bis mittelständischen Unternehmens sind Sie zweifellos in alle geschäftlichen Abläufe der Veranstaltung eingebunden. Da Sie nicht oft an Ihrem Schreibtisch sitzen, müssen Sie Ihr Geschäft in der Regel aus der Ferne verwalten. In den meisten Fällen sind Sie auf einer Geschäftsreise.
Mobilität ist das Herzstück der Revolution in der Arbeitswelt. Der Leiter eines KMU ist nicht der einzige, der regelmäßig reisen muss. Es ist so, dass alle Mitarbeiter, insbesondere die Vertriebsmitarbeiter, zu Geschäftsreisen oder Geschäftsessen reisen müssen. In diesem Fall ist es wichtig, dass das Geschäft wegen Ihrer Abwesenheit nicht verlangsamt wird: Die Transaktion muss trotzdem weiterlaufen. Daher sollte die Tatsache, dass Sie nicht anwesend sind, Sie nicht daran hindern, die Dateien zu unterschreiben, die für den Abschluss der Transaktion wesentlich sind.
Aus diesem Grund sollten digitale Signaturen für KMU eingeführt werden. Zur Unterzeichnung von Verträgen und anderen Geschäftspapieren können Vorarbeiten im Vorfeld per Videokonferenz durchgeführt werden. Egal, ob der Unterzeichner Tausende von Kilometern entfernt ist oder persönlich anwesend, er kann die Datei ohne Reibungsverluste unterschreiben.
Eine Reduzierung der Kosten
Wenn Sie digitale Signaturen für Ihr KMU einsetzen, sparen Sie Versandkosten, Tinte und Papier. Ein Mitarbeiter eines Unternehmens kann jedes Jahr Tausende von Papierbögen verbrauchen, sodass die Rechnung aufgeht. Außerdem bedeutet die Ablage von Papierdokumenten Platz, ebenso auch die zusätzlichen Kosten in Bezug auf Ihre Räumlichkeiten, steigen. Auch die Pflege dieser Papiere kostet Zeit. Dies führt zu einer geringeren Produktivität.
Die Dematerialisierung löst alle diese Aufgaben. Es verfügt über Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmittel, die die Sicherheit der Unternehmensdaten verbessern können. Das ist wichtig in einer Zeit, in der Cybersicherheit zu einem wichtigen internationalen Thema wird.
Stärkung der kommerziellen Vertragsunterschriften
Papierlose Geschäftsverträge werden von den Unterzeichnern schneller erhalten, da sie nicht mehr per Post verschickt werden müssen. Dadurch werden sie schneller unterschrieben und kehren schneller in das KMU-Handelszentrum zurück. Sie können auch Dokumente verfolgen und Erinnerungen an Empfänger senden, die die Dateien noch nicht signiert haben. Im Ergebnis werden durch den Einsatz einer digitalen Signatur alle Ihre Geschäftsprozesse beschleunigt und damit die Gewinne schneller gesteigert.