Im Zeitalter der Digitalisierung setzen auch Unternehmen auf die digitale Signatur. Unter den verschiedenen digitalen Werkzeugen, die von Verwaltungsleitern und Geschäftsführern verwendet werden, ist die elektronische Signatur sehr nützlich, um Online-Verfahren zu erleichtern. Sie hat ebenso wie eine handschriftliche Unterschrift einen rechtlichen Wert.
Wie funktioniert die elektronische Signatur?
Die digitale Signatur ist ein Computerverfahren, das auf der Verwendung bestimmter kryptographischer Funktionen basiert, die die gleichen Garantien und Funktionalitäten wie die handschriftliche Unterschrift bieten sollen. In der Praxis wird der Benutzer für die elektronische Unterschrift eines wichtigen Dokuments einen Link per E-Mail erhalten, um auf die Seite zuzugreifen, auf der die Unterschrift geleistet werden muss. Danach ist die Einholung seines Einverständnisses oder seiner informierten Zustimmung der Schritt, mit der sichergestellt wird, dass er sich über den Inhalt des Dokuments, das er unterschreiben wird, vollständig bewusst ist. Die Erfassung ist nämlich formalisiert und wird in Form eines anzukreuzenden Kästchens durchgeführt. Dann authentifiziert sich der Unterzeichner durch einen Code, der per SMS gesendet wird. Diese Phasen sind sehr wichtig. Wenn einer dieser Schritte fehlt, ist eine Authentifizierung nicht möglich. Nach dem Signieren Ihrer Dateien mit der digitalen Signatur erhält der Anwender die Dokumente in einem Kundenbereich oder per E-Mail.
Welches Format wird für die digitale Signatur verwendet?
Wie eine handschriftliche Unterschrift stellt auch die digitale Signatur eines digitalen Dokuments eine Verbindung zwischen dem Unterzeichner und dem Dokument her. Es identifiziert den Autor des elektronischen Dokuments und kennzeichnet die Zustimmung des Unterzeichners. Es zeigt auch an, dass der Unterzeichner das Dokument gelesen hat. Technisch gesehen gibt es verschiedene Standardformate für die digitale Signatur eines Dokuments. Diese Formate bestimmen mehrere Ebenen der Signatur. Jede Stufe bringt unweigerlich zusätzliche Sicherheiten auf Kosten einer großen Komplexität des gewählten elektronischen Signaturformats.
Vorteile der digitalen Signatur für Unternehmen
Um ein elektronisches Dokument zu authentifizieren, ist es notwendig, eine digitale Signatur anzubringen. Die digitale Transformation treibt einige Unternehmen dazu, diesen Computermechanismus zu nutzen, um mehr Zeit zu sparen und Online-Verfahren zu erleichtern. Die Technologie dieser elektronischen Signatur ermöglicht es, die Anzahl der Verwaltungsdokumente zu reduzieren, die manuell in Papierform unterschrieben werden müssen. Außerdem lassen sich damit erhebliche Einsparungen erzielen. So müssen z. B. bei einer handschriftlichen Unterschrift die zu unterschreibenden Dokumente vor dem Unterschreiben ausgedruckt oder gescannt werden. Für eine digitale Signatur reicht es jedoch aus, das Dokument elektronisch zu authentifizieren.